Skip to content Skip to footer

Privacyverklaring

22 oktober 2023

Dit is de privacyverklaring van Mindmentor B.V. (KVK nummer 88502848), hierna te noemen Mindmentor. Met deze privacyverklaring willen we je zo goed mogelijk informeren hoe wij omgaan met gegevens.

1. Onze belofte aan jou
  • Ons motto is dat wij alles voor jouw aandacht doen. Dit betekent dat wij integer en met respect omgaan met jouw gegevens. We volgen hierin ons ethische kompas. En natuurlijk de wet evenals de richtlijnen vanuit onze beroepsgroep (zoals de KNMG richtlijn “Omgaan met medische gegevens”)
  • Ons hoofddoel is jou te helpen. We verzamelen alleen gegevens wanneer dit bijdraagt aan dit doel.
  • We verkopen jouw gegevens nooit. Aan niemand.
  • We staan altijd open voor feedback over de manier waarop we met jouw gegevens omgaan. Je kunt hiervoor contact met ons opnemen via esther@mindmentor.nl.
2. Gegevens verzameling

We verzamelen gegevens die nodig zijn voor het verlenen van geestelijke gezondheidszorg. Dit kan onder andere de volgende gegevens bevatten:

  • Naam, adres en contactgegevens
  • Gezondheidsinformatie en medische geschiedenis
  • Behandelinformatie en rapportages
  • Financiële gegevens voor facturering
  • Andere informatie die relevant is voor je behandeling

Voor de verwerking van persoonsgegevens die gebruikt worden voor marketing doeleinden wordt er toestemming gevraagd. Denk hierbij aan het emailadres voor de nieuwsbrief.

  1. Gebruik van gegevens

We gebruiken je gegevens uitsluitend voor de volgende doelen:

  • Het uitvoeren van een overeenkomst, zoals het verlenen van zorg of het leveren van een gevraagde dienst
  • Administratieve doeleinden, zoals facturering en zorgadministratie
  • Verbetering van onze diensten en kwaliteit van zorg
  • Voldoen aan wettelijke verplichtingen
  • Het verzenden van email over direct marketing, evenementen of campagnes waarbij we altijd uitgaan van jouw toestemming als wettelijke basis voor het verwerken van je persoonlijke gegevens.
  1. Delen van gegevens

Alle gegevens in jouw dossier zijn geheim, maar soms kan het zijn dat het nodig is om je gegevens te delen. We leggen je hier uit in met wie we jouw gegevens kunnen delen:

  • Met zorgverleners en medewerkers die betrokken zijn bij de behandeling, zoals bijvoorbeeld je huisarts.
  • Met externe dienstverleners die ons helpen bij administratieve en technische zaken. We maken hiervoor altijd goede afspraken in contracten. Bijvoorbeeld dat ze zelf niks met jouw gegevens mogen doen, jouw gegevens ook geheim moeten houden en ze jouw gegevens goed moeten beveiligen.
  • Overheidsinstanties waarmee we verplicht informatie moeten delen zoals bijvoorbeeld de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. Denk hierbij ook aan het doorgeven van gegevens bij een calamiteit of verdenking kindermishandeling.
  • Auditoren. We kunnen verplicht worden om ons werk te laten controleren door externe kwaliteitsauditoren. Ook de juistheid van declaraties kunnen gecontroleerd worden, bijvoorbeeld door een accountant. 
  • Voor onderzoek of statistische doeleinden, bijvoorbeeld om nieuwe behandelingen te ontwikkelen of ons dienstverleningsaanbod beter aan te laten sluiten op de behoeften van cliënten. Je gegevens worden hierbij altijd geanonimiseerd.
  • Wanneer dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld om te voldoen aan een gerechtelijk bevel.
  1. Bewaren van gegevens

Wij bewaren jouw gegevens zolang als dit nodig is voor de relevante activiteit. Bijvoorbeeld om zorg te verlenen, maar ook om de gegevens beschikbaar te hebben voor het geval je een klacht wilt indienen.

Voor alle gegevens in het clientdossier geldt bij wet dat we deze in ieder geval 20 jaar moeten bewaren. Deze termijn gaat lopen vanaf het moment dat wij jouw dossier sluiten, of vanaf het moment dat je 18 jaar bent geworden.

In geval je een online training koopt verzamelen wij gegevens via een inschrijfformulier. We bewaren deze gegevens tot 10 jaar na het aangaan van onze overeenkomst. Zodra je ons verzoekt niet meer via bepaalde kanalen met je te communiceren, zullen we je gegevens en daarbij informatie zo snel mogelijk verwijderen, in ieder geval binnen vier weken.

  1. Het veilig houden van jouw gegevens

Wij doen het maximale om ervoor te zorgen dat jouw gegevens veilig zijn bij ons. Wij doen dit door:

  • Medewerkers vooraf goed te screenen, en ervoor te zorgen dat iedere medewerker gebonden is aan geheimhouding van jouw gegevens bij door de wet, een beroepscode of een contract.
  • Onze systemen goed te laten beveiligen, bijvoorbeeld door internetverbindingen te beveiligen of te werken met 2-factor authenticatie.
  • Alleen met externe partijen in zee te gaan die goed hun beveiliging op orde hebben (en bijvoorbeeld NEN 7510 gecertificeerd zijn).
  1. Jouw rechten

Als het gaat om jouw gegevens heb je de volgende rechten:

  • Als client geven we je zo goed mogelijk toegang tot je gegevens. Je kunt hiervoor terecht in ons cliënt portaal.
  • Als je dingen ziet die niet kloppen dan mag je ons vragen jouw gegevens te corrigeren. Wanneer je het niet eens bent met wat een behandelaar heeft geschreven passen we dit niet aan, we kunnen wel jouw mening hierover toevoegen.
  • Bezwaar maken tegen het gebruik van jouw gegevens voor bepaalde doeleinden.
  • Je gegevens laten verwijderen in overeenstemming met toepasselijke wetgeving.
  1. Het doen van wijzigingen

Het hangt van je leeftijd af wie beslist over jouw behandeling en gegevens:

  • Wanneer je ouder bent dan 16 jaar beslis je zelf over jouw behandeling en gegevens.
  • Wanneer je tussen de 12 en 16 jaar bent mag je zelf privacyverzoeken doen en toestemming geven. Je beide gezaghebbende ouders/verzorgers mogen ook informatie vragen een meebeslissen over jouw zorg.
  • Wanneer je jonger bent dan 12 jaar nemen jouw gezaghebbende ouders/verzorgers beslissingen over jouw behandeling in gegevens.
  • Uitzondering hierop is wanneer er sprake is van eenhoofdig gezag, dan volstaat deze ene ouder.
  1. Jouw gegevens als je sollicitant bent

Deze gegevens hebben wij van jou als je solliciteert bij Mindmentor:

  • Jouw contactgegevens, zoals je naam, adres, (privé) e-mailadres en telefoonnummer;
  • Jouw geslacht, geboortedatum en/of leeftijd;
  • Een foto als je die aan ons verstrekt;
  • Jouw motivatiebrief en alle gegevens die jij zelf vermeldt op je CV;
  • Gegevens over jouw opleidingen, ontwikkeling, gevolgde cursussen, stages en arbeidsgeschiedenis
  • Het aantal uur dat je wil werken en per welke datum je beschikbaar bent;
  • Belonings- en/of salarisgegevens.
  • Gegevens van referenties;
  • Gegevens van jouw Linkedin-profiel;
  • Aantekeningen van onze contacten of gesprekken met jou;
  • Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) als je bij ons in dienst treedt;
  • Een Verklaring Omtrent Tuchtverleden indien van toepassing op jouw functie
  • Bij interne sollicitaties: de gegevens in jouw personeelsdossier;

Voor welke doelen gebruiken wij deze gegevens:

  • Om te bepalen of je bij ons kan en wil komen werken
  • Om je te screenen. Dit is namelijk wettelijk verplicht voor zorgaanbieders (ook wel de “vergewisplicht” geheten)
  • Om contact met je te houden. Soms is er niet direct een passende vacature. Wanneer deze op een later moment ontstaat, houden wij jouw gegevens een jaar aan in ons sollicitatiebestand als je hier toestemming voor geeft.
  • Voor het aangaan van een arbeidsovereenkomst.

Met wie wisselen wij gegevens uit?

  • Met referenties en of opleidingsinstanties met als doel om jouw opleiding, diploma of werkervaring te verifiëren.
  • Dienstverleners die ons helpen met het uitvoeren van ons werk, zoals bijvoorbeeld salarisadministrateurs. We maken hiervoor altijd goede afspraken in contracten. Bijvoorbeeld dat ze zelf niks met jouw gegevens mogen doen, jouw gegevens ook geheim moeten houden en ze jouw gegevens goed moeten beveiligen.
  1. Contactgegevens

Voor vragen met betrekking tot jouw contactgegevens kan je contact opnemen met Esther van der Velden, te bereiken op privacy@mindmentor.nl

  1. Wijzigingen in de verklaring

Deze privacyverklaring kan worden bijgewerkt om te voldoend aan veranderende wet- en regelgeving om ons privacybeleid te verbeteren. Controleer daarom regelmatig op updates.”